Privatlivspolitik for Esbjerg Golfklub

I forbindelse med dit medlemskab (omfatter også prøvemedlemsskaber) i Esbjerg Golfklub behandler vi en række oplysninger om dig.

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data. Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Esbjerg Golfklub.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab af Esbjerg Golfklub. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Esbjerg Golfklub er dataansvarlig – kontaktinformation

Esbjerg Golfklub er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Esbjerg Golfklub kan kontaktes her:

Esbjerg Golfklub
Sønderhedevej 11, 6710 Esbjerg V
CVR-nr: 20191813
Telefon: 75269219
Mail: kontor@egk.dk

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, herunder retsgrundlaget

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er et golfmedlemskab i Esbjerg Golfklub.

Dine oplysninger behandles således for at kunne håndtere dig som medlem i Esbjerg Golfklub, hvilket omfatter:

• Orientering om Esbjerg Golfklub’s aktiviteter i klubben og i klubhuset eksempelvis i nyhedsbreve og klubblad.
• Håndtering af adgang til spil på banen, herunder personligt bagmærke.
• Registrering af score.
• Turneringsplanlægning og -afvikling.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne.
• Opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent.
• Afholdelse af sociale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i og omkring golfbanen både i dagligdagen og under turneringer
• Administration af fritspilsaftaler.
• Registrering og offentliggørelse af klubmestre og hole-in-one på hjemmeside og i klubhuset.
• Udsendelse af spørgeskemaer/tilfredshedsundersøgelser om dit medlemskab i klubben.
• Opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
• Oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder.
• Hvis du som frivillig indtræder i Esbjerg Golfklub’s bestyrelse, i en bestyrelse i en af klubberne-i-klubben, eller i et udvalg vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon og billede blive delt med klubbens medlemmer på hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer, i klubhuset og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan klubbens medlemmer kan kontakte dig.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet de behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem dig og klubben om et medlemskab af Esbjerg Golfklub. Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1. Retsgrundlaget for behandling af CPR-nummer på gavegivere følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, idet SKAT kræver gavegivers CPR-nummer oplyst, for at gavegiver kan opnå skattefrihed.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger på:

• Medlemmer omfattende både børn og unge under 18 år og voksne.Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt golfrelevante oplysninger som eventuel tidligere golfklub og golfhandicap.
  For det tilfælde, at du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.
• Greenfee gæsterVi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, e-mailadresse samt golfrelevante oplysninger som, golfhandicap og golfklub.
• EndagsgæsterEndagsgæster omfatter personer, som ikke er medlem af klubben, men som blot er på besøg en enkelt dag i klubben, eksempelvis deltagere i junioruge, skoleklassebesøg, besøgende ved company days, åbent hus besøgende m.v.
  Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
• GavegivereVi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af navn samt CPR-nummer til brug for indberetning til skat.

Deling af dine persondata

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:

• Golfbox
• E-conomic (Økonomisystem)
• Betalingsservice med henblik på betalingsformidling
• Andre medlemmer i klubben
• Journalister der dækker turneringer
• Bank
• Politiet når vi indhenter børneattester
• Rådgivere som advokater og revisorer m.v.
• Dansk Golf Union som er specialforbund under Danmarks Idrætsforbund (DIF) til varetagelse af golf-sportens interesser og udvikling
• Offentlige myndigheder, f.eks. SKAT for gavedonationer

Overførsel af persondata til modtagere i tredjelande

Som udgangspunkt overfører vi ikke dine data til lande udenfor EU/EØS.

Dog benytter DGU sig af G Suite (google) til mail og dokumenthåndtering. Såfremt vi behandler din data via mail eller i dokument gemt i G Suite, vil der kunne ske en overførelse af dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

Oplysningerne overføres til Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, som opbevarer data i America (South Carolina, Iowa, Goergia, Alabama, Carolina, Oklahoma, Tennessee, Chile og Oregon), Asien (Taiwan og Singapore) og Europa (Irland, Holland, Finland og Belgien). Oversigt kan ses her: https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/index.html. Overførslen sker med grundlag i Privacy Schield ordningen, som Google har tilsluttet sig. Du kan se mere her: https://cloud.google.com/security/compliance/gdpr/.

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Personoplysningerne behandlet af Esbjerg Golfklub indhentes alene hos dig eller den værge, som har meldt dig ind.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside, og vil også blive sendt ud til orientering til alle medlemmer.